Fachbeiträge

Damit die Botschaft ankommt- Elternbrief und Flyer treffsicher schreiben und gestalten lernen

„Bei der Arbeit“ Weiterbildung am 08.05.2017 an der Fachstelle für Religionspädagogik in Zürich © David Wakefield

Wann haben Sie sich zum letzten Mal über einen Brief geärgert?

Wann landete ein Brief in Ihrem Briefkasten, der Sie positiv angesprochen hat?

Jeden Tag bekommen wir eine Vielzahl von Schreiben, per Post oder digital als Mail, doch nur die wenigsten erreichen uns wirklich. Woran liegt das? 

Im Rahmen einer Weiterbildung zum Thema „Elternbriefe schreiben und Flyer gestalten“, der Fachstelle für Religionspädagogik Zürich, haben Katechet/innen und am Schreiben Interessierte nach Antworten gesucht, neue Methoden kennengelernt und eigene Lösungsansätze entwickelt.

Die wichtigsten Erkenntnisse:

  • Selbstorganisation und Teamarbeit: Gute Planung schafft Klarheit und Synergieeffekte.
  • Weniger ist mehr: Fokussieren statt parlieren.
  • Den Adressaten vor Augen: Persönliche und direkte Botschaft erreichen erfolgreicher ihr Ziel.

Worte haben Kraft und Macht – machen wir sie uns zu Nutzen.

„Im Anfang war das Wort“ Johannes beginnt so sein Evangelium und wir lassen uns inspirieren. Die schöpferische Kraft von Worten spürt jeder der einen gelungenen Brief liest. Sind die Worte mit weniger Bedacht gewählt, dann kann aus Begeisterung leicht Langeweile oder Unverständnis werden. Wer Worte im Brief zielgerichtet und treffsicher wählt, der kann seinen Adressaten abholen und begeistern. Ein gelungener Elternbrief hat den Anspruch die Eltern zu erreichen. Wer diese Chance nutzt, der kann mit wenigen Worten viel erreichen.

Wie sage ich es bloss? Briefe schreiben ist wie Bergsteigen -ein Genuss. Wichtig ist den richtigen Einstieg zu finden.

Das Umfeld und die Vorüberlegungen sind die Basis eines gelungenen Briefes.

Tipps:

  • Genügend Zeit zum Schreiben einplanen.
  • Für ein ruhiges Umfeld sorgen.
  • Klar umreissen, was gesagt werden soll.
  • Solide Recherche durchführen.
  • Checkliste für Inhalte anlegen.
  • Vieraugenprinzip: Aussenmeinung zum besseren Verständnis einholen.
  • Auf bewährte Briefe zurückgreifen

Wichtig! Immer den Überblick bewahren.

© David Wakefield

Briefe können Team entwickelt und genutzt werden. Das ist gewinnbringen und sorgt für einen persönlichen und doch einheitlichen Auftritt der Pfarrei.

Wer schreibt denn da?

Ein professioneller Auftritt schafft Vertrauen und zeigt Kompetenz.

Dabei ist es wichtig:

  • Flagge zu zeigen: Bei einem gelungenen Elternbrief geben wir uns als Absender mit Briefkopf und Logo klar zu erkennen. Wir sorgen so dafür, wiedererkannt zu werden und sind transparent.
  • Ein klares Rollenverständnis zu haben: Wir schreiben immer als öffentliche Person im Namen der Kirchengemeinde.
  • Interaktiv zu sein: Wir sind erreichbar, kommunikativ und stellen dafür alle relevanten Kontaktdaten im Brief zu Verfügung.
  • Verantwortung zu übernehmen: Wir unterschrieben den Brief. Das gibt uns das Recht am Wort, aber auch die Pflicht für korrekte Inhalte zu sorgen.

Formvollendet – Die Formatierung beim Brief

Briefe, die für den Leser einen Wiederkennungswert haben, werden positiver aufgenommen. Der Leser kennt sich aus- fühlt sich im Format „zuhause“.

Je einheitlicher das Layout ist, desto mehr Raum bleibt für den Leser sich auf dem Inhalt zu konzentrieren.

Darum empfiehlt sich:

  • Für den Elternbrief klare Strukturen zu entwickeln und daran festzuhalten.
  • Wenn möglich immer die gleiche Schriftart und Grösse zu verwenden.
  • Design- und Bildelemente bewusst und zielgerichtet einzusetzen und zu etablieren.

Wenn die Botschaft ankommen soll -Den Adressaten vor Augen

Wer einen Brief bekommt, der möchte direkt und persönlich angesprochen werden. Das gilt ganz besonders für Eltern, denn das gemeinsame Thema sind in den meisten Fällen ihre Kinder. Eltern wollen mit ins Boot geholt und auf Augenhöhe informiert werden. Eltern bevorzugen schlanke und auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Briefe. Was, wenn im Elternbrief auch die Kinder angesprochen sind? Es empfiehlt sich bei solchen Elternbriefen jeden Adressaten speziell und direkt anzusprechen. Das schafft Identifikation und ist individuell. Kindgerechte Sprache und ein sensibler Zugang zu schwierigen Themen muss beim Einbeziehen von Kindern gewährleistet werden.

Die Schritte zum guten Brief – Auf den Rhythmus kommt es an

© Barbara Bartl

„Aller Anfang ist schwer“, sagt ein Sprichwort – Das muss nicht sein!

Der Anfang gelingt, wenn er persönlich und unverkrampft ist. „Du hast etwas zu erzählen? Mach `mich neugierig!“ Ein lebendiger Anfang ist situativ und versucht den Leser abzuholen. Der Anfang baut die Beziehung zum Adressaten auf und schafft Stimmung. Geeignete sind auch Einstiege die provokant, bekannt oder ungewöhnlich sind. Jeder regelmässige Briefeschreiber schöpft dabei am besten aus einer eigenen Zitate- und Bildersammlung.

Ein Teaser:

(von englisch tease „reizen, necken“) oder Anriss(text) ist in der Werbe- und Journalismus Sprache ein kurzes Text- oder Bildelement, das zum Weiterlesen, -hören, -sehen, -klicken verleiten soll……..

Im Online-Journalismus:

„Als Teaser werden die Anreißer auf der Homepage oder einer Themen-überblicksseite bezeichnet. Sie verweisen auf einen Beitrag und sollen sowohl Orientierung über den Inhalt bieten als auch zum Klicken verlocken.“ Klaus Meier

Quelle

Der Informationsteil – Der Inhalt gibt die Richtung an

Beim Informationsteil steht die klare Aussage vor dem schönen Wort. Die Verständlichkeit ist hier zentral. Die Menge und der Inhalt des Informationsteils sollte 5 verschiedene Punkte nicht überschreiten. Die W- Fragen dienen zum Erarbeiten und zum Leiten der Inhalte. Der Informationsteil lebt von der Reduktion auf das Wichtigste.

Der Schluss – hier entscheidet sich alles!

Es ist wie beim Sport. Wer die Konzentration und die Spannung bis ins Ziel halten kann, der gewinnt. Der Leser ist bei einem ansprechenden Briefschluss gewonnen, wenn er dem Anliegen des Briefes Bedeutung und Nachdruck verleiht. Ein inhaltlich ansprechender Schluss bestimmt was beim Leser in Erinnerung bleibt. Der letzte Gedanke bleibt hängen, dieses Wissen kann bewusst genutzt werden, um Wichtiges hier noch einmal zu positionieren.

Flyer- ein Fest für die Augen mit schlanker Information

Die Gestaltung von Flyern wird in immer mehr Pfarreien zum Thema. Mit viel Mühe arbeiten dort Amateure an Produkten und versuchen einen professionellen Auftritt zu gestalten. Empfehlenswert ist es, sich professionelle Hilfe von einem Grafiker zu holen. Dieser kann mit seinen Möglichkeiten Flyer Vorlagen gestalten, die dann einfach personalisiert werden können.

Wer sich dennoch selbst an die Gestaltung eines Flyers macht, der erzielt mit diesen Vorgaben sicher das beste Ergebnis:

  • Adressaten klar definieren
  • Farbgebung themengerecht und ansprechend
  • Logos und Daten sinnvoll anordnen.

Auf die Vorderseite des Flyers gehören:

  • Eyecatcher
  • Thema
  • Eckdaten
  • Logo

Auf die Rückseite des Flyers gehören:

  • Detailinformation
  • Terminplan
  • Veranstalter
  • Kontakt

Gelungen ist ein Flyer, wenn er an Ihrem Kühlschrank landet. Machen Sie den Test!

Rechtliches – Vorsicht bei fremden Wort-und Bildbeiträgen in Briefen

Wort- und Bildbeiträge unterliegen dem Urheberrecht und dürfen nur nach Freigabe genutzt werden. Darum sollten bei Texten, die in Briefen verwendet werden, unbedingt die Rechte über den Autor oder Verlag abklären werden. Bei Bildern aus dem Internet ebenfalls die Rechte abklären und diese gegebenenfalls erwerben. Achtung! Verstösse gegen das Wort- und Bildrecht haben häufig empfindliche Geldbussen zur Folge Bei Bildern ist zu beachten, dass das Recht auf Privatsphäre gewahrt bleiben muss. Es empfiehlt sich auch ein sensibler Umgang mit selbst aufgenommenen Bildern. Wer bei fotografierten Personen die Erlaubnis zu Veröffentlichung einholt, ist nicht nur auf der sicheren Seite, sondern verschafft sich auch besonderes Vertrauen. Eigene Bilder von neutralen Motive sind immer eine lohnende Quelle.

Kostenlose Bilder und Texte können auch über Medienstellen bezogen werden, z. B.:

 

 

 

 

Brief versus Mail – Für jedes Anliegen das richtige Medium

© Barbara Bartl

Nach einer Mail-Euphorie sympathisieren viele Schreiber wieder vermehrt mit dem konventionellen Brief. Beide Medien haben ihre Vor- und Nachteile. Wichtig ist, was zum Thema und zum Anlass passt. Noch wichtiger ist, wie wir als Verfasser eines Elternbriefes unsere Adressaten, die Eltern, am besten erreichen. Was entscheidet ist der Erfolg – und das ist die Botschaft die ankommt.

 

Literaturempfehlung:

  • Helga Fell: „22 Mustervorlagen für Elternbriefe“. Eltern zur Schulvorbereitung informieren Die Bildungsarbeit der Kita präsentieren, München 2016.
  • DUDEN Ratgeber: „Briefe und E-Mails gut und richtig schreiben“. Geschäfts- und Privatkorrespondenz verständlich und korrekt formulieren, Berlin 2015.

 

Barbara Bartl ist Journalistin und Katechetin nach ForModula und im Bereich Mittelstufenkatechese in ihrer Kirchengemeinde St. Marien, Herrliberg, tätig. CC BY-NC-SA 3.0  Barbara Bartl | reli.ch
Kompetenz:
Leitsatz 12