Fachbeiträge

Gepflegte Sitzungskultur sorgt für Zeitgewinn und bessere Ergebnisse

© Rainer Sturm / pixelio.de

Jeder kennt sie: Ineffiziente Sitzungen, die Teilnehmer und Organisator zugleich belasten. Sie verbrauchen v.a. zeitliche und oft auch finanzielle Ressourcen, ohne echten Nutzen zu schaffen. Frust bei allen Beteiligten, die ihre Zeit lieber anderweitig genutzt hätten, ist die Folge… Ergebnisse kommen auf dieser Ebene wohl eher nicht zustande. Dabei wird, mit durchdachter Organisation und kultivierter Kommunikation, aus dem „Zeitverschwender“ „Sitzung“ fast im Handumdrehen eine effiziente und produktive Runde.

Besprechung, Sitzung, Beratungsrunde, (Kreativ-)Treffen, Tagung, Konferenz… unter welchem Decknamen auch immer, trotz Telefon- und Webkonferenzen sind persönliche Besprechungen nicht weg zu denken. Da sind nicht nur die „professionellen“ Sitzungen in den Seelsorgeeinheiten, Seelsorgeteams usw. gemeint. Unzählige Sitzungen gerade auch in der Freiwilligenarbeit zerren häufig auch an den letzten, kalendarischen Lücken, bringen (zu) oft Abendtermine und kosten manchmal einfach auch Nerven. Sei es als Mitglied eines Pfarreirates oder Präses des Kirchenchores…Sitzungen sind überall und enden manchmal gefühlt nie…

Am Ende einer jeden Sitzung steht im Idealfall eine Erkenntnis, ein Ergebnis oder ein erreichtes Ziel – zumindest aber ein Beschluss, der die behandelte Thematik zukünftig regelt. Leider lehrt uns der Alltag, dass manches Meeting so ganz und gar nicht den Idealfall widerspiegelt.

Sitzung mit System

Eine erfolgreiche Sitzung kennt viele Faktoren, die beachtet werden wollen. Zentrale Elemente sind neben der Vorbereitung unter anderem die Moderation sowie vor allem eine wertschätzende und zielführende Kommunikation. Und natürlich die Teilnehmer, die der Sitzung (hoffentlich) das gewünschte Leben einhauchen und zum Gelingen beitragen.

„Vorbereitung…

…ist das halbe Leben“, so lehrt uns bereits der Volksmund. Im Alltag stoßen wir jedoch immer wieder auf Sitzungen, denen es genau an jener fehlt. Oder wir ertappen uns selbst, als Teilnehmer oder – noch schlimmer – als Moderator dabei, nicht oder unzureichend vorbereitet zu sein. Neben grundsätzlichen Rahmenbedingungen, wie Ort, Räumlichkeit und der Auswahl des Teilnehmerkreises (inklusive Einladung), gilt es, die Inhalte sowie den Ablauf der Besprechung im Voraus abzustecken.

Folgende exemplarische Checkliste sorgt für die hierzu nötige Orientierung, damit wichtige Eckpunkte nicht im oft vorherrschenden Stress und Trubel untergehen.

Thema der Besprechung/ Besprechungspunkt → Was muss hierzu behandelt werden? → Warum muss dieser Punkt behandelt werden? → Was soll in diesem Zusammenhang erreicht werden (Output)? → Wie kann im Plenum eine Lösung erarbeitet werden? → Welche Unterlagen und Hilfsmittel werden den Teilnehmern hierfür zur Verfügung gestellt? → Welchen Zeitrahmen darf der Besprechungspunkt in Anspruch nehmen?

Hinweis: Alle weiteren Besprechungspunkte folgen demselben Schema

Der Moderator als Rahmengeber

Ein guter Moderator ist bestrebt, die Sitzung kurzweilig und informativ zu gestalten, im besten Fall mit einer nicht übertriebenen persönlichen Note gewürzt. Dabei vergisst er nicht den ordnenden Rahmen vorzugeben und bei Nichteinhaltung die Sitzungskultur in die angestrebte Richtung zurückzulenken.

Kommunikationsregeln für Respekt, Klarheit und Offenheit

Sitzungskultur lebt in hohem Maß von der Gesprächskultur und der Kommunikation der Teilnehmer. Abschweifende und hitzige Diskussionen verlängern Sitzungen in unnötiger Weise, verhärten die Fronten und führen darüber hinaus zu schlechten oder gar keinen Ergebnissen. Gute Ergebnisse in der Sitzung bedingen daher eine ordentliche sowie wertschätzende Kommunikation. Wenige, einprägsame Kommunikationsregeln verbessern die Sitzungskultur ungemein:

  • Meinungsbekundungen knapp, aber klar und deutlich begründen
  • Fragen an andere stets begründen („Ich frage, weil… / Ich frage wegen…“)
  • Einwände oder Meinungen personalisieren („Ich“ statt „man“)
  • Vor dem Widersprechen, die Aussagen des anderen wiederholen (paraphrasieren), um die Verständlichkeit des eigenen Einwands deutlicher zu machen
  • Anderen nicht ins Wort fallen / einander aussprechen lassen

Nachfragen gegen emotionale Aufladung

Schnell laden sich kontroverse Diskussionen in Sitzungen emotional auf. Die Stimmung wird negativ, die Sachebene verlassen, Kommunikationsregeln über Bord geworfen, die Sitzungskultur droht zu kippen. Um sich nicht zu verzetteln und der Gesprächssituation die Brisanz zu nehmen, bietet sich die Technik des Nachfragens an. Indem wir nachfragen, symbolisieren wir unserem Gegenüber, ihm zugehört zu haben, seine Einwände und Äußerungen ernst zu nehmen und zu überdenken.

Stefan Häseli ist Vortragsredner und Kommunikationstrainer. XING-Profil des Autors CC BY-NC-SA 3.0 Stefan Häseli | reli.ch
Kompetenz:
Leitsatz 12