Fachbeiträge

Das Richtige tun zur richtigen Zeit

© Dani Burg

Haben Sie ab und zu das Gefühl, der Alltag habe Sie im Griff und nicht Sie den Alltag? Wird Ihre Arbeit an den grossen Bögen immer wieder vom Tagesgeschäft verdrängt? Dann finden Sie in diesem Blog Anregungen, wie Sie Ihre längerfristigen Pläne verwirklichen können, ohne die Detailarbeit im Alltag zu vernachlässigen.

Dieser Blog ist der zweite einer Reihe auf reli.ch, die zum Thema Arbeitstechnik nützliche Hinweise geben möchte und fokussiert die Bereiche Zeitplanung und Aufgabenverwaltung.

Qualität vor Quantität

Mit den folgenden Hinweisen zu Zeitplanung und Aufgabenverwaltung möchte ich Sie nicht verleiten, möglichst viel zu tun. Ich ermuntere Sie, Ihre Arbeitstechnik so zu verfeinern, dass Sie neben dem „Alltags-Krimskrams“ auch (weiterhin) das tun können, was Ihnen wichtig ist.

Elektronik oder Papier?

Wählen Sie ein Tool, das zu Ihnen passt. Dann steigt die Chance, dass Sie es auch regelmässig und zweckmässig nutzen.

Vorteile eines elektronischen Tools:

  • einfache Möglichkeiten, Ihre Daten zu sichern
  • einfache Vernetzungsmöglichkeiten (zum Beispiel mit Mitgliedern eines Gremiums oder mit Ihren Familienmitgliedern)
  • einfaches Verschieben von Terminen oder Übertragen von Aufgaben (Pendenzen)

Vorteile eines herkömmlichen Kalenders:

  • besserer Überblick über die langfristige Planung
  • schnelleres Eintragen und schnelleres Finden von Terminen

Berufliche und private Daten im selben Tool

Eigentlich ist das Trennen von beruflichen und privaten Terminen und Aufgaben gesund. Leider ist dies in Ihrem Beruf wahrscheinlich nur bedingt möglich. Sie tätigen zum Beispiel abends berufliche Anrufe und erledigen tagsüber zwischen beruflichen Terminen auch Privates. In den meisten Fällen drängt sich deshalb die Verwendung der gleichen Tools an.

Längerfristige Planung

Nehmen Sie sich immer wieder Zeit und planen Sie die „grossen Dinge“ weit im Voraus.

Zum Beispiel:

  • Sie sparen in drei Jahren zwei Monate aus für eine private Weltreise.
  • Sie reservieren in den nächsten zwei Jahren fünfmal eine Woche für eine Weiterbildung.
  • Sie halten sich im nächsten Jahr zweimal zwei Tage frei, um ein Konzept für ein Vorhaben im übernächsten Jahr zu skizzieren.

Es ist wie beim Umzug: Sie laden die grossen Dinge zuerst.

Ich plane meine Termine mit grossformatigen Kalenderblättern (A3), die ich ganz nach meinen Bedürfnissen gestalte (siehe Titelbild oben). Diese Methode bewährt sich ausgezeichnet. Falls Sie Gefallen an diesem Tool finden, dürfen Sie es gerne herunterladen, damit „pröbeln“ und bei Bedarf auf Ihre Bedürfnisse anpassen.

Plattform:                    www.mydrive.ch

Benutzername:           arbeitstechnik@GastbeiDaniBurg

Passwort:                    Arbeitstechnik

Falls es nicht auf Anhieb funktioniert: Versuchen Sie es später nochmals. (Die Anzahl gleichzeitiger Zugriffe auf die Plattform ist beschränkt.)

Mittelfristige Planung

Nachdem Sie Ihre wichtigsten Anliegen geplant haben, können Sie sich dem Ausgestalten von mittelfristigen Bögen zuwenden.

Beispiel:

Sie sind mitverantwortlich für die Gestaltung eines Pfarreifestes. Es bewährt sich, die Eckwerte eines solchen Projektes von Anfang an zu fixieren: Sie terminieren gleich am Anfang die vorhersehbaren Besprechungen, setzen Termine für die Bekanntgabe der Informationen, die Bestellungen an Externe, für die Personalplanung, usw. Ganz wichtig ist es, dass Sie gleich zu Beginn auch die Knackpunkte des Abschlusses planen (aufräumen, Materialrückgabe, usw.).

Mit solchen Planungsbögen schaffen Sie einen stabilen organisatorischen Rahmen für Ihre Vorhaben. Sie vermeiden auch die „klassischen Kräfteräuber“ wie fortlaufende Terminsuchen für die nächsten Besprechungen und fortlaufende Zuteilung von Aufgaben auf die Mitarbeitenden.

Kurzfristige Planung und Aufgaben

Sie kennen die Herausforderung: Sie arbeiten gleichzeitig an verschiedenen Vorhaben mit unterschiedlichen Zeithorizonten.

Beispiele:

  • Sie müssen in den nächsten Tagen eine Unterkunft reservieren für die Firmreise (die in sieben Monaten stattfindet).
  • Ihre Waschmaschine ist defekt, und Sie müssen heute bis um 11.30 Uhr den Servicetechniker anrufen.
  • Bis übermorgen müssen Sie den Elternbrief für die neuen Ministranten verfasst haben.

Die Pendenzen (Todo-Listen) verschiedener Vorhaben überlagern sich.

Ein bewährtes Tool, die Flut dieser Details zu verwalten, ist zum Beispiel wunderlist.com. Mit dieser Gratisapp bringen Sie Ordnung in den Alltag.

Falls Sie nicht Dutzende von Aufgaben im Auge behalten müssen, genügt selbstverständlich ein einfaches, herkömmliches Werkzeug. Viele Menschen arbeiten gerne mit einer simplen Liste und streichen Erledigtes fett durch. Je nach Arbeitssituation dienen auch Post-it-Zettelchen.

Falls Sie jedoch viele Pendenzen bewirtschaften, dann können einfache Listen schnell unübersichtlich werden. Evtl. geht zwischen längerfristigen Pendenzen hin und wieder Kurzfristiges unter. In diesem Fall empfehle ich Ihnen ebenfalls, sich ein Tool zurecht zu legen, das genau auf Ihre Situation zugeschnitten ist.

In beruflich anspruchsvollen Situationen mache ich zum Beispiel mit diesem Tool beste Erfahrungen:

Ein paar Monate im Voraus fülle ich für jeden Tag ein Blatt aus. Die Blätter sind Teil meines Kalenders. Die Termine trage ich in den oben erwähnten Halbjahres-Übersichten ein. Auf diesen Tages-Blättern verwalte ich nur das „Chrüsimüsi“.

In der ersten Zeile notiere ich mir berufliche Pendenzen (von links nach rechts abnehmend in der Priorität).

In der zweiten Zeile notiere ich mir private Pendenzen (ebenfalls nach Prioritäten geordnet).

Die Felder in der untersten Zeile benütze ich als Sammelfelder. Diese ersparen mir jeweils ein separates File, resp. ein separates Blatt. Ich trage zum Beispiel die Traktanden für eine Sitzung zusammen, oder benütze ein Feld als Einkaufsliste. Die Funktion der Felder wechselt also jeden Tag. Hilfreich ist für mich, dass ich diese Liste immer bei mir habe. Während einer Zugfahrt kommt mir zum Beispiel ein Gedanke für die nächste Sitzung mit der Gruppe X oder während der Sitzung mit der Gruppe X fällt mir ein, dass ich morgen noch Salat einkaufen muss.

Die ersten und die letzten fünf Minuten

Ich schliesse mich der Empfehlung vieler Arbeitstechniker an:

Gehen Sie am Morgen vor der Arbeit Ihren Tagesplan nochmals durch und schliessen Sie am Abend mit einer Rückschau und Vorschau ab. Streichen Sie das Erledigte und übertragen Sie das Pendente.

Zeitreserven

In Ihrem Beruf werden Sie häufig mit Unerwartetem konfrontiert. Sie kommen nicht umhin Energie- und Zeitreserven einzuplanen.

Zu viel ist zu viel

Wichtig: Nicht alles lässt sich mit der Anwendung einer differenzierten Arbeitstechnik bewerkstelligen.

Beispiel: Ein Kursteilnehmer schildert mir seine Arbeitssituation. Er unterrichtet wöchentlich 18 Lektionen Religion, gestaltet Gottesdienste, redigiert die Pfarreizeitung, hat ein offenes Ohr für Menschen in Not, ist mitverantwortlich für die offene Jugendarbeit und arbeitet in regionalen Gremien mit. Er klagt über die Belastung und fragt mich, was ich ihm empfehle. Dieses Pensum lässt sich meines Erachtens nicht bewältigen, auch nicht mit allen Kniffs und Tricks der Arbeitstechnik.

Und, nicht vergessen:

Sie haben eine anspruchsvolle, dienende Tätigkeit. Vielleicht nehmen Sie sich in Ihrem Alltag wenig spontane Auszeiten, in denen Sie Zeit für sich selber haben. Dann notieren Sie zum Beispiel in Ihren Kalender:

Donnerstag 10 Uhr, nicht verschiebbar: Spaziergang im Wald

 

Ich wünsche Ihnen Spass beim Planen Ihrer Pflicht und Ihrer Kür!

 

 

Weitere Blogeinträge zum Thema Arbeitstechnik:

Nr. 1    4.12.2017        Wiederkehrende Arbeiten(„Flüsse statt Berge“)

Nr. 3    20.2.2018        Arbeitsplatz und Ablage (z B ordnen der Unterlagen)

Nr. 4    3.4.2018          Selbstmanagement („ … Ich wüsste eigentlich schon wie, aber ich mache es nicht …“)

 

 

Dani Burg Lehrer, Internatsleiter, Schulleiter Kursleiter und Berater in den Bereichen Erlebnispädagogik und Arbeitstechnik CC BY-NC-SA 3.0  Dani Burg | reli.ch
Kompetenz:
Leitsatz 12