Fachbeiträge

Auswählen – Ablegen – Wiederfinden

© Dani Burg

Sie begegnen im beruflichen und privaten Umfeld täglich einer Fülle von interessanten Artikeln, Texten, Broschüren, Links, Ideen, usw. In diesem Blog erhalten Sie Anregungen, wie Sie aus dieser Flut Unterlagen auswählen, ablegen und im richtigen Moment wieder finden können. Dieser Blog ist der dritte einer Reihe auf reli.ch, die zum Thema Arbeitstechnik nützliche Hinweise geben möchte.

Arbeitsplatz und Ablage trennen

Bevor wir uns mit dem Auswählen, Ablegen und Wiederfinden auseinandersetzen, empfehle ich Ihnen, konsequent zwischen Ihrem Arbeitsplatz und Ihrer Ablage zu unterscheiden. An Ihrem Arbeitsplatz befinden sich nur Ihre aktuellen Unterlagen und Ihr Büromaterial. Alles andere bewahren Sie physisch davon getrennt auf. Dies schafft Ihnen Luft an Ihrem Arbeitsplatz und hilft Ihnen, Ordnung zu halten. Wenn Sie jeweils die Unterlagen resp. das Büromaterial nach Gebrauch an ihren Ort zurücklegen, müssen Sie nie aufräumen.

Physische Unterlagen: Aufbewahren oder Wegwerfen?

Ich rate Ihnen, sich ganz bewusst für den Wegwerf- oder den Sammelansatz zu entscheiden.

(Hinweise zu den elektronischen Materialien: siehe unten)

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Wegwerfansatz

Abgesehen von einem kleinen „Pflicht-Archiv“ (Belege, Kaufverträge, usw.) und einer kleinen „Perlensammlung“ (Highlights aus der Arbeit und für die Arbeit, ein paar Erinnerungen, ein paar Liebhabereien) werfen Sie alles weg. Dieses Vorgehen hat viele Vorteile:

  • Sie haben Platz in Ihrem Haus / Ihrem Büro.
  • Sie haben den Überblick über Ihren Besitz.
  • Sie müssen selten suchen.

Hin und wieder kommt es dann natürlich vor, dass Sie etwas weggeworfen haben und es überraschenderweise nun doch noch verwenden könnten. Dann finden Sie eine andere Lösung. Bedenken Sie: Sie haben in den letzten Jahren durch das Nicht-Ablegen, Nicht-Umschichten und Nicht-Suchen sehr viel Zeit und Energie gespart. Es liegt deshalb „locker“ drin, etwas nochmals zu beschaffen oder eine Alternativlösung zu finden.

 

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Sammelansatz

Sie sammeln Material, das Ihnen etwas bedeutet und/oder von dem Sie denken, dass Sie es wieder verwenden werden. Sie richten sich ein Ablagesystem ein, das zu Ihnen passt und das durchwegs funktioniert (siehe unten). Diesen Ansatz empfehle ich Ihnen nur, wenn Sie allevier folgenden Fragen mit einem überzeugten Ja beantworten:

  • Sammeln und ordnen Sie gerne?
  • Freuen Sie sich an Ihrem Sammelgut?
  • Sind Sie bereit, Ihrer Ablage physisch genügend Platz zu geben?
  • Sind Sie bereit, regelmässig Zeit für die Pflege Ihrer Ablage einzusetzen?

© Dani Burg

Das-werde-ich-später-einmal-ordnen-Ansatz

Viele Menschen sammeln Unmengen von Material, schichten die Stapel immer wieder um, verschieben das Ordnen auf die nächsten Ferien, verpassen dann das Ordnen, verschieben das Ordnen wiederum auf die nächsten Ferien und finden im entscheidenden Moment das Gesuchte nicht. Dieser Ansatz verschlingt unnötig viel Energie und macht unzufrieden. Das aufbewahrte Material macht keine Freude (siehe z. B. Feng Shui).

Behälter

Sie werden nicht mit einer Sorte von Behältern zurecht kommen (DVDs lassen sich nicht gerne lochen und Fasnachts-Perrücken passen schlecht in einen Ordner).

Ich empfehle Ihnen, Ordner und zusätzlich eine kleine Auswahl verschiedener stapelbarer Schachteln zu verwenden (siehe z. B. hier).

Sortierbegriffe

Für den Privatgebrauch rate ich von einer professionellen („bibliotheks-tauglichen“) Begriffsstruktur ab. Wählen Sie Begriffe, die zu Ihnen und Ihrer Arbeit passen, auch wenn Sie nicht sauber nach Ober- und Unterbegriffen trennen.

Querverweise

Wichtiger als eine perfekte Begriffsstruktur scheint mir die regelmässige Verwendung von Querverweisen zu sein. Wenn Sie bereits beim Ablegen Mühe haben, sich für einen Begriff zu entscheiden, ist die Wahrscheinlichkeit gross, dass Sie sich später beim Suchen nicht an den gewählten Begriff erinnern.

Beispiel: Sie haben auf Ihrer Firmreise eine DVD über Franz von Assisi verwendet. Legen Sie das Dokument nun unter Firmreisen oder Franz von Assisi oder Biografien oder Assisi ab? Falls Sie sich z. B. für Firmreisen entschieden haben, ist es hilfreich, wenn Sie dies bei den anderen möglichen Ablageorten notieren. Ich halte alle Querverweise auf einem orangen Deckblatt im entsprechenden Ablagebehälter fest.

Erweiterbarkeit

Es ist hilfreich, wenn Sie für das Material zu Ihren Lieblingsthemen grosszügig Platz aussparen. Dann „flutscht“ eine Broschüre „fast von selber“ an den richtigen Ort. Wenn ein Ordner überquillt, empfehle ich Ihnen, ihn entweder grosszügig auszudünnen oder gleich mehrfach zu führen.

Ballast

Im Idealfall werfen Sie laufend nicht mehr benötigtes Material weg. Beispiel: Sie legen eine neue Trouvaille in die Schachtel „Foto-Language“. Im gleichen Zug werfen Sie alte Fotos weg.

Zusätzlich werden Sie nicht umhin kommen, mit sich regelmässig „Ausmist-Termine“ zu vereinbaren. (z. B.: Am ersten Regentag in den Herbstferien ist Wegwerftag.)

Der Begriff Diverses

Ich ermuntere Sie, das Wort Diverses oder Verschiedenes äusserst selten als Ablagebegriff zu verwenden. Falls Sie etwas aufbewahren möchten und Ihnen die Rubrik nicht auf Anhieb klar ist: Nehmen Sie sich Zeit, einen zweckmässigen, zu Ihnen passenden Begriff zu finden. Der Einsatz lohnt sich. Die Strukturen in Ihrem Hirn werden jedes Mal klarer und differenzierter.

Einladung an Sammelfreaks

Falls Sie mit Leidenschaft physische Unterlagen sammeln und strukturieren, schicke ich Ihnen gerne einen Beschrieb eines differenzierten, platzsparenden und erprobten Blindlagersystems mit einem mehrstelligen Platz-Code. Melden Sie sich per Mail.

Das Verwalten elektronischer Unterlagen

Für den Privatgebrauch dient meistens eine herkömmliche Standard-Ablage mit einer Baumstruktur. Sie verwenden Oberbegriffe, Unterbegriffe, Unter-Unterbegriffe, usw.

Benennen Sie die Dateien zweckmässig. Dann können Sie auch das Suchprogramm in Ihrem Computer sinnvoll anwenden. Beispiel: Sie verfassen den Elternbrief für einen Familiengottesdienst. Nennen Sie die Datei nicht nur „Brief“ oder „Elternbrief“ oder „Informationen“ sondern zum Beispiel:

Familiengottesdienste_2018_Vertrauen_30.9.2018_Elternbrief 1

Ebenfalls hilfreich ist es, wenn Sie pro Begriff nur so viele Unterbegriffe bilden, wie auf Ihrem Bildschirm Platz haben. Dann müssen Sie beim Nachschlagen nicht scrollen.

Falls verschiedene Teammitglieder auf die gleichen Unterlagen zugreifen möchten, bietet sich verschiedene Software an. Richten Sie sich einen gemeinsamen virtuellen Arbeitsplatz ein. Pröbeln Sie zum Beispiel mit dem Programm evernote.com oder trello.com. Die Basisversionen sind gratis.

Auch hier gilt: Wählen Sie Arbeitsinstrumente, die zu Ihnen passen. Dies erhöht die Chance, dass Sie die Instrumente auch regelmässig und zweckmässig einsetzen.

Und zum Schluss noch dies: Die Sache mit dem Selbstmanagement

Das Einrichten eines geeigneten Ablagesystems ist unvergleichbar einfacher als dessen konsequente Anwendung. Mehr dazu im nächsten Blog.(„ … ich wüsste eigentlich schon wie …“).

 

 

Weitere Blogeinträge zum Thema Arbeitstechnik:

Nr. 1    4.12.2017        Wiederkehrende Arbeiten („Flüsse statt Berge“)

Nr. 2    9.1.2018:         Zeitplanung (Aufgaben und Termine)

Nr. 4    3.4.2018          Selbstmanagement („ … Ich wüsste eigentlich schon wie, aber ich mache es nicht …“)

 

Ich wünsche Ihnen Spass beim Sammeln, Ordnen, wieder Finden und auch ganz besonders beim Wegwerfen.

 

Dani Burg Lehrer, Internatsleiter, Schulleiter Kursleiter und Berater in den Bereichen Erlebnispädagogik und Arbeitstechnik CC BY-NC-SA 3.0  Dani Burg | reli.ch
Kompetenz:
Leitsatz 12