Fachbeiträge

Arbeitstechnik schafft Raum für das Wesentliche

© Dani Burg

Sie haben einen wunderbaren Beruf. Ihre Tätigkeiten sind sinnstiftend. Oft ist Ihr Alltag jedoch geprägt von viel Detailarbeit. Sie bewältigen Fluten von kleineren und grösseren organisatorischen Aufgaben. Administratives raubt Ihnen manchmal Zeit und Energie für Inhaltliches. Eine differenzierte persönliche Arbeitstechnik schafft Freiraum für das Wesentliche und bringt Gelassenheit in den Alltag.

Dieser Blog ist der erste einer Reihe auf reli.ch, die zum Thema Arbeitstechnik nützliche Hinweise geben möchte, und fokussiert vor allem auf wiederkehrende Arbeiten.

Detailarbeit

Sie haben täglich administrative und organisatorische Arbeiten zu bewältigen. Sie kümmern sich um Quartalspläne, Jahrespläne, Anmeldungen, Abmeldungen, Abrechnungen, Einladungen, Protokolle, Schlüsselabgaben, Kopiercodes, Adresslisten, Elternbriefe, Belegungspläne, Rechnungen, Umfragen, Absenzenwesen, Probepläne, Hausordnungen, Absprachen mit anderen Gremien, Reklamationen, Budgets, Lesen eines Blogs zum Thema Arbeitstechnik, usw.

Flüsse statt Berge

Dieser Blog thematisiert wiederkehrende Arbeiten. Der Blog lädt Sie ein, Ihren Umgang mit dem „täglichen Krimskrams“ zu reflektieren und bei Bedarf Optimierungen anzupacken.

Leitgedanke: Pflegen Sie Flussbetten für die Flut von administrativen Arbeiten. Vermeiden Sie Staus in Ihren elektronischen Medien und beugen Sie dem Entstehen von Papierbergen vor.

Je mehr Detailarbeit Sie standardisiert (im Fluss) erledigen, desto mehr Zeit bleibt Ihnen für Inhaltliches, Zwischenmenschliches und Klimatisches. Administrative Tätigkeiten gehören zu Ihrem Beruf. Tragen Sie in Ihrem Kalender Büro-Sequenzen ein und optimieren Sie Ihre Techniken.

Arbeitsinstrumente gezielt auswählen

Es steht Ihnen eine Vielfalt von elektronischen und physischen Instrumenten zur Verfügung. Wählen Sie gezielt Instrumente aus, die zu Ihnen und Ihrer Arbeit passen. Je geeigneter ein Arbeitsmittel für Sie ist, desto grösser ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie es im Alltag auch zielführend einsetzen.

Leider ist es unmöglich, nur ein Medium zu benützen. Auch die Vision des papierlosen Büros lässt sich in Ihrem Beruf nicht konsequent umsetzen. Setzen Sie jedoch bewusst Schwerpunkte. Kanalisieren Sie die Informationsflut so weit wie möglich. Für eine Firmgruppe mag sich zum Beispiel WhatsApp eignen. Falls sich dieses Medium als hilfreich erweist, empfehle ich Ihnen, parallel dazu nicht noch intensiv via weitere Medien (SMS, Facebook, Mails usw.) zu kommunizieren.

Im Folgenden notiere ich Überlegungen zu einigen bewährten Instrumenten.

Elektronische Dokumentenverwaltung

Viele Lehrpersonen und Pfarreimitglieder kommen für den eigenen Bedarf gut mit einer „herkömmlichen“ Ablage zurecht. Legen Sie auf Ihrem Computer eine Baumstruktur an: Definieren Sie Themen, Unterthemen, Unter-Unterthemen. Geben Sie den Ordnern und Dateien aussagekräftige Titel. Falls Sie Informationen nicht spontan finden, arbeiten Sie mit der im Computer vorhandenen Suchfunktion.

Falls Sie in einem Gremium oft Dateien in verschiedenen Bearbeitungsstufen gemeinsam benützen, eignen sich andere Tools. Testen Sie zum Beispiel evernote.com oder trello.com. Eine Basisversion kann mit wenigen Klicks heruntergeladen werden und ist gratis.

Umgang mit der Mailflut

Behalten Sie den Überblick im Maileingang. Mögliches Ziel: Alle ein bis zwei Tage ist Ihr Inbox leer, oder Sie haben nur so viele Mails in der Inbox, dass Sie in der Übersicht alle Angaben lesen können ohne zu scrollen.

Erledigen Sie „kleine Jobs“ (z. B. verbunden mit weniger als zwei Minuten Aufwand) umgehend, auch wenn sie nicht dringend sind.

Verschieben Sie Mails, die Sie nicht in einem Durchgang bearbeiten können, in separate Ordner und machen Sie die Pendenz auf eine für Sie geeignete Art fest (siehe hierzu dann auch den in der Reihe folgenden Blog Nr. 2, der am Anfang des kommenden Jahres erscheinen wird).

© Dani Burg

Physische Dokumentenverwaltung: Hauptordner

Die Unterlagen zu regelmässig wiederkehrenden Themen lassen sich nach wie vor mit gewöhnlichen Ordnern verwalten. Richten Sie ein zweckmässiges, über längere Zeit gleich bleibendes Register ein. Mit der Zeit greifen Sie „blind“ auf die Dokumente zu. Der Ordner „saugt“ Ihnen die Routine-Unterlagen vom Tisch. Beispiel für eine Einteilung:

Schule A

  • Stundenpläne, Adressen, Terminpläne
  • Vorbereitungen
  • Diverses

 

Schule B

  • Stundenpläne, Adressen, Terminpläne
  • Vorbereitungen
  • Diverses

 

Pfarreiarbeit

  • Adressen, Terminpläne
  • Arbeitsgruppe Jugend
  • Redaktion Pfarrblatt

 

Physische Dokumentenverwaltung: Projektordner

Für das Verwalten von Unterlagen zu dynamischen Prozessen eignen sich Ordner mit einer alphabetischen Einteilung. Konzipieren Sie zum Beispiel eine Firmreise neu, wissen Sie gar noch nicht, welche Teilthemen aktuell werden. Sie definieren die Kapitel laufend neu und haben jederzeit Ordnung in den Unterlagen.

Beispiel für eine Ordner-Struktur:

A Adressen

Ausschreibung

Ablauf  →  Programm

B Billete  →  Reise
E Elternkontakte
F Finanzen

Franz von Assisi

G Gruppeneinteilung
K Kurzgeschichten
M Morgenrunde
P Programm (s. a. Morgenrunde)
R

 

Reise

Rom (s. a Vatikan)

T Team (Leitungsteam)

Teilnehmende (u. a. medizinische Besonderheiten)

V Vatikan

Tageskorb (am Arbeitsplatz zu Hause oder in der Pfarrei)

Geeignet für physische Unterlagen, die Sie

  • alleine
  • in einem Durchgang
  • in den nächsten ein bis zwei Tagen

bearbeiten.

Wochenkorb (am Arbeitsplatz zu Hause oder in der Pfarrei)

Geeignet für physische Unterlagen, die Sie

  • alleine
  • in einem Durchgang
  • in der nächsten Woche

bearbeiten.

Projektkorb (am Arbeitsplatz zu Hause oder in der Pfarrei)

Geeignet für physische Unterlagen, die Sie mehrmals bearbeiten. Sie bleiben am Thema dran, so lange Sie können oder wollen. Dann legen Sie alle mit dem Thema verbundenen Unterlagen in den Korb. Sie parkieren ihn auf einem dafür vorgesehenen Parkplatz. Obwohl die Arbeit noch nicht abgeschlossen ist, können Sie innerlich und äusserlich von ihr vorübergehend Abstand nehmen.

Gummiband-Mappen

Sie eignen sich für kleine Dossiers oder Einzelblätter, die Sie transportieren müssen. Sie nehmen zum Beispiel einen Elternbrief mit zur Arbeit und verteilen ihn. Es ist hilfreich, bewusst mit Farben zu arbeiten. Dies trägt dazu bei, dass Sie während Ihrer Arbeitstage nicht zu viel Energie verbrauchen, um den Überblick über das lose Papier zu behalten.

Und jetzt konkret:

Ich ermuntere Sie, sich im Bereich Arbeitstechnik einen Vorsatz zu formulieren. Der Vorsatz soll

  • spezifisch auf Sie zugeschnitten sein,
  • sich auf ein kleines, überschaubares Gebiet beziehen,
  • realistisch sein,
  • sich auf eine überschaubare Zeitspanne beziehen,
  • überprüfbar sein

Ich wünsche Ihnen, dass Sie Ihren Vorsatz einhalten und dass Sie aus diesem Erfolgserlebnis Energie schöpfen für weitere Vorsätze.

Selbsttest

Ich lade Sie ein, den angehängten Selbsttest („Beigeliübung“) auszufüllen. Vielleicht ist es hilfreich, wenn Sie den Test in den nächsten Monaten mehrmals ausfüllen und sich über Ihre Erfolge freuen.

 

Literatur:

Burg Dani: Den Alltag managen  – Selbstcoaching in Schule und Jugendarbeit, Luzern 2012

 

Weitere Blogs zum Thema Arbeitstechnik

Nr. 2   9.1.2018: Zeitplanung(z. B. Aufgaben und Termine)

Nr. 3   20.2.2018: Arbeitsplatz und Ablage (z. B. ordnen der Unterlagen)

Nr. 4   3.4.2018: Selbstmanagement („ …Ich wüsste eigentlich schon wie, aber ich mache es nicht …“)

 

Dani Burg Lehrer, Internatsleiter, Schulleiter Kursleiter und Berater in den Bereichen Erlebnispädagogik und Arbeitstechnik CC BY-NC-SA 3.0  Dani Burg | reli.ch
Kompetenz:
Leitsatz 12